Como elaborar um plano de contingência

O que é o plano de contigência?

O plano de contingência é um documento desenvolvido com o intuito de treinar, organizar, orientar, facilitar, agilizar e uniformizar as ações necessárias às respostas de controle e combate aos problemas internos e externos em potencial.

Sem um plano de contingência, as ações de correção e eliminação de problemas emergenciais tornam-se desorientadas, arriscadas, sem garantia de eficácia, geralmente porque são executadas contra o relógio, com medidas desesperadas, não bem raciocinadas com a devida calma, não testadas e sem planejamento prévio.

Ok, mas como elaborar um plano complexo como este? Confira a seguir.


Desenvolvimento do plano

O desenvolvimento e implementação de um plano de contingência é um processo que consome tempo. Uma abordagem prática do problema e um período de tempo suficiente deve ser considerado para escrever o plano.

Um dos primeiros passos deve ser a designação de uma pessoa na organização que assuma as responsabilidades pelo plano e atue como coordenador. Este deve ser capaz de lidar efetivamente com as chefias e empregados em todos os níveis da organização. A designação, para ser mais efetiva, deve ser feita por escrito - através de norma ou da própria política da empresa. As responsabilidades e autoridade do coordenador devem também ser delineadas.

Como para qualquer outra designação, a diretoria da empresa deve dar apoio completo ao programa e ao indivíduo selecionado para organizá-lo.

Um comitê composto de representantes de vários departamentos-chaves na empresa deve ser nomeado para auxiliar e aconselhar o coordenador e ajudá-lo a organizar o plano. Alguns dos departamentos que estão normalmente representados nesse comitê são: pessoal, médico, transporte, relações públicas, engenharia da fábrica e segurança.

O objetivo de um plano de contingência é realçar os tipos de problemas que os executivos envolvidos com o plano encontrarão, e exigir que eles estejam previamente preparados para enfrentá-los.

Contato com outras organizações
Informações de grande valor no desenvolvimento do plano de desastre podem ser obtidas de outras organizações. Por esta razão, no inicio do estágio de planejamento, o coordenador deve contatar a Polícia local e Bombeiros, assim como representantes do governo responsáveis pelo planejamento de emergência.

Sucessão da diretoria
Como pode acontecer um desastre a qualquer hora do dia ou da noite, nos dias da semana, fins de semana ou feriados, é necessário que o plano estabeleça que um representante da diretoria esteja sempre disponível. De outra forma, uma grande confusão pode resultar durante e após uma situação de emergência, se o representante não estiver presente.

A empresa deve assegurar que o comitê possa funcionar mesmo diante de desastres de grande escala que causem a incapacidade de alguns dos seus membros e que não possam estar todos presentes. Um dos assuntos que devem ser previstos é o de que nas férias do conselho, estes sejam substituídos pelos membros remanescentes.

Centros de operações alternativos
Sempre é possível, numa situação de emergência, haver danos na sede da empresa tornando-a inacessível. Uma solução simples para organizações que têm mais de uma localização, é designar um centro de operações alternativo.

Os centros de informações também devem ser previstos para que os empregados possam procurar e dar notícias, e se colocar à disposição para o trabalho.

Os planos para armazenamento de registros em duplicatas também devem ser integrados no planejamento do centro de operações alternativo. Para evitar o que tem sido descrito como “aminésia organizacional”, os registros considerados vitais e essenciais para reconstituição ou continuação das operações podem ser armazenadas no centro de operações de emergência.

Também devem ser previstos fundos de emergência, em dinheiro, que ficarão guardados no centro de operações rapidamente.

Relações públicas
Os desastres são considerados notícias de muito interesse pela empresa, e seus representantes procurarão a empresa em busca de informações. Por esta razão, o plano de desastre deve incluir a libertação de informação ordenadamente. Para evitar confusão, o plano deve providenciar a liberação de toda informação através de um só indivíduo na organização.

Cuidados médicos e bem estar
Quase todo tipo de desastre pode resultar na incapacidade de indivíduos devido a ferimentos ou outros males. Qualquer plano a este respeito deve ser feito junto com pessoal médico e instalações já existentes na organização. Treinamento de primeiros socorros para empregados designados com a responsabilidade adicional de auxiliar nos problemas médicos e que os assistirão, para se tornarem capazes em lidar com os que precisarem ser hospitalizados.

O aspecto psicológico dos empregados e suas famílias pode também apresentar um sério problema numa emergência.

Portanto, deve ser reconhecido, no desenvolvimento de um plano de desastre, que serviços de atendimento pessoal e apoio possam ser necessários. Por exemplo, providenciar serviço temporário de alimentação, alojamento, roupas, dinheiro, serviço médico e aconselhamento para empregados e suas famílias.

Sistema de aviso
Um método para avisar os que ocupam a instalação diante de uma situação de emergência deve ser levado em consideração no plano de desastre. O método deve ser capaz de avisar as pessoas o mais rapidamente possível, para que a ação apropriada possa ser tomada, como a evacuação de uma área da propriedade.

O nível de ruído nas áreas, assim como as distâncias, devem ser considerados no planejamento. Devem ser
providenciados sistemas de aviso para a parte interna, se for o caso. Os sistemas de comunicação existentes podem ser utilizados para avisos internos - um sistema de alto-falantes ou telefonia. Se o sistema de telefonia puder ser usado, deve ser prevista no plano uma notificação adequada a todos que possam ser afetados dentro da propriedade.

Os sistemas de aviso externos podem utilizar sinos, apitos, sirenes ou alto-falantes. Um sinal, como flashes de luz, podem ser utilizados em áreas, tanto internas como externas, onde o barulho proibiria que se ouvisse o aviso.

O sistema de aviso deve ser testado periodicamente para assegurar que sua operação seja adequada.

Paralisações e volta das atividades
Qualquer ameaça de desastre requer que seja dada atenção à paralisação de maquinário, operações e processos, porque, se não houver paralisação programada, muitos itens podem aumentar grandemente os riscos de condições de desastre.

Por exemplo, fornos de têmpera, geradores de gás, destilarias, caldeiras, cilindros de alta pressão e maquinários aéreos que giram rapidamente, são itens que podem gerar danos às instalações. A permissão para que continuem em operações sem supervisão, depois de evacuada a área, poderia causar sérios danos ou arruinar o equipamento, mesmo que a emergência não ocorra na intensidade esperada.

A responsabilidade pela realização deve ser prevista pelo plano e atribuída ao serviço de engenharia da fábrica.

O plano de desastre também deve providenciar para que seja dada prioridade à estrutura da área, depois que a emergência tiver deixado de existir. O pessoal da engenharia deve inspecionar o edifício e pátios, particularmente a estrutura do edifício. Pelo menos um membro da turma deve ser tecnicamente competente para reconhecer deficiências estruturais.

Independentemente da natureza do sinistro, o edifício e os pátios devem ser examinados quanto a paredes desapoiadas, equipamento precários, instalações elétricas ou tanques de oxigênio, acetileno ou hidrogênio danificados e outros riscos. O gás deve ser desligado da válvula principal. A força também deve ser desligada no quadro de entrada. Etiquetas de aviso devem ser coladas em válvulas e chaves perigosas; depois de uma investigação completa, podem ser ligados.

Transporte
A responsabilidade pelo controle de veículos a serem usados durante um sinistro deve ser designada a um indivíduo.

Todo transporte disponível na empresa como caminhões, automóveis, ônibus, devem ser inventariados e seu uso incluído no plano.

Num desastre, os veículos podem ser necessários para carregar suprimentos e escombros, para transportar pessoal e para executar operações de resgate.

Auxílio mútuo
Devido a muitos problemas normalmente criados por um desastre, a empresa não pode, normalmente enfrentá-los sem assistência. A cooperação de outras organizações nas áreas, assim como da organização de serviço da comunidade local, é importante. Tal cooperação e planejamento prévio para ajudar podem tomar forma de uma associação de auxílio mútuo.

Uma associação de auxílio mútuo é uma organização cooperativa de firmas industriais, comerciais e organizações similares dentro de uma comunidade industrial que está unida por um acordo voluntário de assistência recíproca pelo fornecimento de materiais, equipamentos e pessoal necessário para assegurar efetivo controle durante emergências.

Na formação de uma associação de auxílio mútuo, os seguintes passos são normalmente dados:
  • Obter o parecer, assistência e orientação do representante governamental local, responsável pelo planejamento em caso de sinistro.
  • Convidar indústrias locais, serviços públicos e comerciantes a enviarem representantes para uma reunião de criação e organização da associação.
  • Providenciar para que o grupo seja dirigido por uma pessoa qualificada e experiente em operações dessa natureza.
  • Eleger os administradores da associação e nomear um coordenador
  • Estabelecer comitês para desenvolver planos e procedimentos para vários aspectos das operações de auxílio-mútuo, tais como números de sócios e regulamentos internos, controle de tráfego e segurança, proteção contra-incêndio, comunicações e assim por diante.
Teste o plano

Um plano de desastre não deve ser testado somente diante de uma situação real. Independentemente dos cuidados tomados no planejamento e da experiência dos planejadores, o plano, provavelmente, terá falhas que serão descobertas somente quando colocado em prática. Dois benefícios resultarão do teste: as falhas serão descobertas e as pessoas envolvidas na implementação do plano receberão treinamento valioso.

Os exercícios pode ser programados para testar a organização total do plano, assim como seus vários elemento. Por exemplo, uma situação de emergência simulada deve ser apresentada ao pessoal da engenharia de modo que todo o pessoal daquela unidade, que seria envolvido numa situação real, possa colocar em prática as circunstâncias que lhes forem designadas, como por exemplo a paralisação de emergência.

Os administradores responsáveis pela implementação do plano poderiam ser igualmente testados com um exercício simulado.

Treinamento de evacuação de edifícios individuais, e também de toda a área, fazem parte do teste do plano. Os empregados, então, ficarão conscientes do que se espera que façam diante da evacuação.

Manter o plano atualizado
Como a organização e suas instalações mudam constantemente, é essencial que o plano seja revisto regularmente para que sejam feitos os acertos necessários. Caso contrário, poder-se-á descobrir, tarde demais, que muitas mudanças no pessoal e instalações ocorrem e que, portanto, o plano não será completamente eficaz.

Referência Bibliográfica:
Plano de Contingência - Revista Brasiliano e Associados - Edição n° 19
Fonte: Eco Oil, Por: Leonardo Dias

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